広告運用担当者が実際に試したニュースレター自動化の記録
「毎週同じ作業なのに、どうして2〜3時間もかかるんだろう…」
広告メディアを運用している人なら、一度は抱いたことのある悩みではないでしょうか。週にたった1通配信するニュースレターのために、毎週金曜の午後がまるごと消えていたのです。
毎週金曜、繰り返されていた光景
まず、私たちが実際にどんな作業をしていたのかからお話しします。
流れはいつも同じでした。今週扱うニュースを整理し、先週のメールを開いてレイアウトをコピーする。画像サイズを一つひとつ合わせ、送信者と配信リストを設定し、最後に予約配信の時間を設定する。
一つずつ見れば、どれも難しい作業ではありません。問題は、これが毎週必ず巡ってくることでした。とくにデザインの工程で、いちばん時間が漏れていきました。
「今回は少し違う感じにしてみようかな」
そう思っても、結局は先週のテンプレートをそのままコピペすることになるのです。
そして、これは思った以上に時間のかかる作業でした。配信に費やす2〜3時間は、よく考えれば広告主への対応やメディア提案に使えなかった時間なのですから。
まず、課題を3つに分けてみました
1つめ、コンテンツの整理。 今週何を扱うかを選び、核となるメッセージを練り上げる作業です。
2つめ、デザイン作業。 決まったコンテンツを、ブランドのトーンに合うデザインに仕上げる作業です。繰り返しではあるものの、毎回少しずつ手を加える必要があり、いちばん時間を奪っていた工程でした。
3つめ、キャンペーン設定。 完成したメールを配信ツールにアップロードし、送信者・配信リスト・予約時間を設定する作業です。
メールはBrevoで、自動化はClaudeで
配信ツールにはもともとBrevoを使っていました。Brevoは、テンプレートの作成からキャンペーンの登録まで、APIを通じて外部から制御できるのです。人が手で押していたボタンを、コードが代わりに呼び出す形に変えられました。
そこで、Claudeに私のPCの特定フォルダへアクセスさせ、ファイルを読み込んで作成し、決められた手順を自動で処理してもらうようにしました。
役割は、このように分けました。
- Brevo = メールが実際に配信されるインフラ
- Claude = コンテンツ企画から設定までを担う実務担当者
- 人 = 最終承認
自動化の核心は、フォルダの整理
毎週同じ場所に資料を更新するだけで済むよう、作業スペースをきちんと定めておくことが最初のステップでした。
私が組んだ構造はこうです。
- ブランドフォルダ ： ロゴ、カラー、フォント、トーンガイド。一度埋めておけば、毎週自動で参照されます。
- リファレンスフォルダ ： 2つに分けました。一方には過去に配信したメールを、もう一方には参考にしたい他メディアの事例を入れます。
- 今週のフォルダ ： 今号のコンテンツと画像を入れます。毎週このフォルダだけを更新すれば済みます。
- 出力フォルダ ： AIが作成したHTMLドラフトや作業記録が溜まる場所です。
- 設定フォルダ ： Brevoの連携情報が入ります。
そしてフォルダの最上部に、常設の指示ファイルを一つ置きました。毎週繰り返されるルール（どんなトーンで作るか、どの順序で作業するか、どんな安全策を守るか）をあらかじめ書いておいた文書です。AIコワーカーが毎回これを最初に読んでから始めるので、同じ説明を毎週繰り返す必要がなくなりました。
では、毎週どう回っているかというと
まず「今週のフォルダ」に今号のコンテンツを入れます。そしてリファレンスフォルダに、今週参考にしたい事例をアップロードします。
そのあと、AIコワーカーに一行で伝えます。
「今週のニュースレターを作って。今週のフォルダにコンテンツを入れて、リファレンスに参考事例を2つ追加したよ」
すると、新しくアップロードした参考事例のレイアウトや配色、CTAの配置を分析します。そこに私たちのブランドガイドと過去の配信トーンを総合して、HTMLドラフトを作成してくれます。成果物は出力フォルダに保存され、プレビューですぐに確認できます。
気に入らないところがあれば？ ふだん話すように直せばいいだけです。「ヘッダーをもう少し大きく」「CTAボタンの色を目立たせて」といった具合に。何度かやり取りすれば、ドラフトが完成します。
承認すると、コワーカーはBrevoへ進みます。テンプレートを登録し、キャンペーンを作成し、送信者と配信リストを設定し、予約時間まで設定してくれます。以前は私が手でやっていたすべてのクリックが、一度に処理されるのです。
こうして完成したニュースレターです
実際、今号は「新規の動画広告枠4種」を紹介するニュースレターでした。コンテンツとメディア紹介資料をフォルダに入れただけなのに、下のように、セクションごとの構成、広告枠のプレビュー、おすすめ広告主のボックスまで備えたメールが完成しました。
完成したアドノートのニュースレター — フォトウィジェット動画広告枠の紹介
メディアごとに広告枠のプレビュー画像が入り、その下に広告枠の情報とおすすめ広告主の情報が自動で整理されます。
以前なら、この程度の構成を配信ツールのエディタで直接組むのに時間がかかっていたはずですが、今ではコンテンツを入れるだけでデザインまで一度に出てきます。
それで、何が変わったかというと
以前ニュースレターに費やしていた2〜3時間は、ほとんどがコピーし、合わせ、貼り付ける単純作業でした。今その時間は、「今週は何を扱おうか」「どんなメッセージを前面に出そうか」を考えることに使っています。
仕事がまるごと減ったというより、人が得意とすることへ時間が再配分されたという表現のほうが正確かもしれません。
良いリファレンスを見つけたら、フォルダに入れておくだけで、次のメールに自然と溶け込みます。これからも、広告運用をもっとスムーズにする方法を探し続けるつもりです。
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